Dat kan gebeuren. Het is aan jou, als organisator, om dat wel of niet toe te staan. Als je besluit het geld terug te storten, bijvoorbeeld omdat de klant graag naar een andere uitvoering van je concert wil, kun je dat doen via het meest linker icoontje in de transactie lijst. Je krijgt dan de details van de transactie te zien en je wordt gevraagd de terugstorting te bevestigen, waarna het ticket ongeldig gemaakt wordt, het bedrag teruggestort, en de klant via e-mail bericht krijgt. Let op: hier zijn voor jou wel kosten aan verbonden zoals uitgelegd op de  bevestigingspagina, simpelweg omdat het KoorTickets ook geld kost. 

De naam geeft het al aan: KoorTickets.nl is primair bedoeld voor (amateur-) koren, maar dat betekent niet dat andere culturele evenementen (een piano recital, bijvoorbeeld) geen gebruik mogen maken van deze site. Simpel gezegd is het doel van onze vrijwilligers en andere enthousiastelingen dat we de cultuur-sector steunen door op een goedkope en betrouwbare manier de mogelijkheid te bieden toegangskaarten, programmaboekjes etc. uit te geven middels e-tickets, en om te helpen concerten (gratis) te adverteren. We hopen dat dit onze grotere concurrenten zoals ticketkantoor.nl ertoe gaat bewegen hun prijzen naar beneden te brengen.

Ja, dat kan. En het is inderdaad helemaal gratis. Gewoon omdat het ons ook niks kost. Wat we natuurlijk hopen is dat KoorTickets.nl op deze manier snel bekend wordt, en koren en andere cultuur-georiënteerde instellingen veel geld zullen willen gaan besparen door gebruik te maken van onze e-ticket services. 

Het opgeven van je evenement voor gratis reclame is heel simpel: 

• registreer een (gratis) account bij KoorTickets via de login pagina 
• geef in ieder geval je naam en e-mail adres op (en reageer op de bevestiging-email die je krijgt) 
• kies evenement toevoegen (zie dashboard)
• vul de gegevens van je evenement in (wie, wat, waar)
• kies bij Ticketing voor ‘KoorTickets’ of ‘Anders’ (kies niet ‘TestTickets’)
• kies bij Adverteren via natuurlijk voor ‘KoorTickets’
• druk op Opslaan 

Als je een bestaande postcode hebt ingevoerd (en het evenement in de toekomst plaats vindt) komt het automatisch op de ‘in de buurt’ pagina te staan als iemand zoekt naar evenementen in de buurt. Je website wordt automatisch mee-gelinked. Eenvoudiger kan niet, toch? Kijk hier voor een filmpje dat deze stappen nog eens uitlegt.

Eenvoudig. Flexibel. Goedkoop. Dat zegt eigenlijk alles wel zo’n beetje. In meer detail:

Goedkoop:

• We rekenen alleen 50c per transactie, ongeacht het aantal producten wat je in die transactie verkoopt. En da’s een serieuze besparing t.o.v. onze concurrenten: als je bijv. via ticketkantoor.nl in 1 transactie 4 producten (boekjes, tickets, etc) verkoopt kost je dat € 3.20 (=4x80c), terwijl je bij KoorTickets slechts 50c betaalt (dus in dit voorbeeld per product slechts 12.5c) - zie ook Tarieven.
• Als je gratis tickets (of boekjes, etc) verkoopt kost onze service helemaal niets.
• We besparen, waar mogelijk, door gebruik te maken van QR codes van het gratis Europese SEPA betaalsysteem. Als dat om één of andere reden niet kan lopen betalingen via Pay, Mollie, etc. 

Flexibel:

• Je kunt in 1 ticketshop meerdere evenementen combineren - bijvoorbeeld meerdere uitvoeringen van hetzelfde concert. 
• Je kunt per evenement meerdere producten verkopen, zoals zit-plaatsen, sta-plaatsen, programma-boekjes, etc., of combinaties daarvan. 
• Je kunt promocodes definiëren, zodat je korting kunt geven aan bijv. VIPs. 
• Je kunt ervoor kiezen de voorraad in de ticketshop te laten zien als die onder een drempel komt.
• Je kunt ervoor kiezen bepaalde producten alleen te verkopen gedurende een bepaalde periode.
• Je kunt je klanten zelf-gedefinieerde vragen stellen, zoals ‘hoe heb je over ons gehoord?’
• Je kunt je eigen tekst toevoegen aan de email naar je bezoekers.

Eenvoudig:

• Registreer allereerst een gratis account via de login pagina (zie hier voor een video tutorial).
• Het opgeven van je evenement en de producten die je wilt verkopen werkt vervolgens heel intuïtief in een stap-voor-stap proces. Geef eerst het wie/wat/waar van je evenement op (algemeen), en ga dan door naar de product-pagina’s om de producten die je wilt verkopen te definiëren. 
• Elk evenement heeft een uniek ID, en de link naar de ticketshop voor evenementen id1 en id2 is dan heel simpel:  koortickets.nl/ticketshop.php?ids=id1;id2      - zie bijv. het ‘evenement’   Steun ons met een donatie .

Elk evenement heeft een uniek ID wat je kunt vinden in de evenementlijst (bereikbaar via je dashboard), maar ook in de titel van de pagina’s waar je je evenement invoert (algemeen-pagina of product-pagina’s). Je kunt meerdere evenementen in 1 ticketshop combineren - zoals verschillende uitvoeringen van hetzelfde concert. De link naar je ticketshop voor evenementen id1 en id2 is dan heel simpel

    koortickets.nl/ticketshop.php?ids=id1;id2  

Zie bijv. het ‘evenement’   Steun ons met een donatie .

Je kunt de link naar je ticketshop kopiëren via de kopieer ticketshop link knop onderaan de pagina’s waar je de gegevens van de evenement invoert (algemeen-pagina of product-pagina’s). Je kunt ‘m natuurlijk ook kopiëren vanuit de URL balk van je browser als je ‘m eenmaal opgestart hebt. En als je liever een QR code hebt: die kun je vinden in de ticketshop zelf, rechtsbovenaan naast het KoorTickets embleem. Klik erop en je krijgt ‘m op een nieuwe pagina te zien waar je ‘m zo vanaf kunt downloaden.

Natuurlijk! We zijn er om de cultuur-sector te helpen, dus als je eerst helemaal wilt uitzoeken hoe e-ticketing werkt kan het volledige traject compleet gratis doorlopen worden. Hoe? Door je evenement te classificeren als ‘TestTickets’. In de ticketshop die je creëert worden ‘betalingen’ dan automatisch doorverwezen naar de test-service van PaymentServiceProvider (PSP) Mollie, waardoor je als ‘klant’ zelf kunt aangeven of je de ‘test-betaling’ wilt classificeren als ‘betaald’, ‘gecanceld’, etc. Afhankelijk daarvan krijg je de bestelde (test)producten wel of niet toegestuurd. Alles werkt zoals het bij een ‘live’ evenement werkt (inclusief voorraad beheer), en ook de gratis iPhone scanner app werkt gewoon met deze ‘test-tickets’.

Als je dan besluit je evenement ‘live’ te maken door bij Ticketing (op de algemeen invoer-pagina van je evenement) te kiezen voor ‘KoorTickets’ worden de uitgegeven ‘test-tickets’ bij het voorraad-beheer genegeerd, en worden bestellingen in de ticketshop doorgestuurd naar een werkende betaal-service. 

Wil je halverwege de verkoop dingen veranderen? Dat kan. Dan raden we je wel aan om tijdelijk de Ticketing van je evenement om te zetten naar ‘TestTickets’ of naar ‘Anders’ zodat de ticketshop tijdelijk even niet beschikbaar is - tot je de veranderingen hebt doorgevoerd.

We kunnen ons voorstellen dat dat een beetje verwarrend kan zijn. Bij KoorTickets betekent ‘ticket’ en ‘transactie’ eigenlijk hetzelfde, namelijk: de verkoop aan een klant van één of meerdere producten, zoals een toegangsbewijs, een programma-boekje, een t-shirt, of wat dan ook. Als klant krijg je na het afronden van een ‘transactie’ dan ook een ‘ticket’ toegestuurd: een e-mail met daarin een PDF met een QR code, waarin al je gekochte producten zijn opgenomen. Zo kun je bijvoorbeeld in één aankoop 2 ‘kaartjes’ en 1 ‘boekje’ gekocht hebben. De QR code kan dan 2 keer gescand worden: bij de eerste scan krijg je een ‘kaartje’ en een ‘boekje’; bij de tweede scan alleen een ‘kaartje’. Daarna is de QR code inactief.

Liever wel, maar het hoeft niet. Het leuke van e-tickets is dat je via QR codes gemakkelijk de toegang kunt regelen, en omdat je werkt met de centrale KoorTickets database kun je dat met meerdere scanners tegelijk doen. Daar heb je natuurlijk wel een internet connectie voor nodig - anders weet de ene scanner niet wat de andere gescand heeft. Maar goed, soms zit het leven een beetje tegen en is er geen internet. Om ook in dit soort noodgevallen niet uit veld geslagen te zijn raden we aan dat je de evenementen waarvoor je wilt scannen vooraf download naar de iPhone scanner. Hoewel het nog steeds beter is om ‘online’ te scannen (want dan kun je meerdere scanners gebruiken) is het dan zelfs zonder internet mogelijk de iPhone KoorTickets Scanner app te gebruiken. Je scan-data kun je dan later uploaden naar de centrale database. Als backup voor je backup raden we ook aan een papieren versie van de verstrekte ticketnummers bij je te hebben als je evenement begint. Deze kun je downloaden via de download button op de transactielijst pagina, inclusief de producten die bij deze transacties horen. Elke transactie heeft een unieke code (een 12-cijferig nummer beginnend met ‘RF’) die op deze lijst gemakkelijk terug te vinden is. Niet optimaal, maar ‘belt and suspenders’ is altijd een goed idee, toch ?

Jazeker. In het algemeen raden we aan zo weinig mogelijk informatie van de bezoekers te vragen: het invullen van een ellenlange vragenlijst vinden de meeste mensen irritant. Om die reden vraagt KoorTickets in de ticketshop als regel alleen maar om naam en e-mail. Je kunt echter als organisator tot 4 open vragen en 2 meerkeuze vragen hieraan toevoegen. Deze worden opgenomen op het ‘Bevestigen’ scherm wat de klant gepresenteerd krijgt nadat geselecteerd is welke producten besteld worden. Deze vragen kun je definiëren in het scherm ticketshop - klant info, wat te bereiken is via het drop-down menu rechtsboven in beeld (eerst inloggen, natuurlijk), en via een knop onderaan de algemeen of de product invoer pagina’s van je evenement. Je kunt per vraag overigens ook aangeven of de klant verplicht wordt de vraag te beantwoorden voordat de betaalknoppen beschikbaar worden gemaakt. 

De antwoorden op de klant-vragen worden opgeslagen bij de transacties. Deze kun je gemakkelijk inzien door de transactielijst te downloaden vanaf je dashboard of vanaf de  transactielijst pagina zelf - je krijgt dan een CommaSeparatedValue (CSV) file die je gemakkelijk kunt openen met Excel of een andere spreadsheet.

Vaak zijn de affiches van concerten zo mooi dat ze het verdienen om op het ticket te staan. Maar inderdaad - soms worden de tickets uitgeprint en dan kan het zo nu en dan best wel veel inkt kosten. Om die reden hebben we het mogelijk gemaakt om een ander, meer print-vriendelijke affiche te uploaden. Omdat het hier gaat om iets wat gerelateerd is aan een ticket, en dus aan een klant, kun je op de ticketshop - klant info pagina zo’n print-vriendelijk affiche uploaden. Die pagina kun je (onder andere) bereiken vanaf de algemeen pagina van je evenement (zie onderaan die pagina). Net zoals daar moet het document een jpg zijn en we raden een breedte-hoogte verhouding van 1:1.4 aan. Als je geen print-vriendelijk affiche upload komt je ‘normale affiche’ op het ticket te staan. Als je een witte jpg upload komt er helemaal geen plaatje op het ticket terecht.

Dat kan. Sowieso kun je via de algemeen pagina van je evenement een affiche in jpg-formaat uploaden. Deze wordt niet alleen zichtbaar in de ticketshop maar wordt ook meegenomen in de PDF die bezoekers toegestuurd krijgen. Daar staat hoogstwaarschijnlijk al allerlei informatie over je evenement op. 

Daarnaast kun je in het scherm ticketshop - klant info (te bereiken via het drop-down menu rechtsboven in beeld en via de knop onderaan de algemeen of de product invoer pagina’s van je evenement), 256 karakters aan tekst invoeren. Deze tekst wordt aan het eind van de mail naar je bezoekers meegenomen als ‘Bericht van de organisator’. 

Je kunt overigens zowel het affiche als deze tekst halverwege de verkoop van je producten nog aanpassen.

Natuurlijk. En in tegenstelling tot concurrenten zoals ticketkantoor.nl kost dat bij KoorTickets niks: als een transactie niets kost (dwz: als het transactie totaal 0.00 is) worden er ook geen betalings- of service-kosten in rekening gebracht. Gratis tickets uitgeven kan eigenlijk op 2 manieren: 

1) je kunt tijdelijk producten met prijs 0.00 in je ticketshop aanmaken, en die weer verwijderen als je er zelf genoeg van hebt ‘gekocht’. Je loopt dan wel het risico dat iemand anders toevallig ook dat ‘gratis’ product bestelt in de periode dat je het in je ticketshop zichtbaar hebt gemaakt.

2) Het is eleganter om op de product-invoer pagina van je evenement een geschikte (en geheime) promocode in te voeren (bijv: ‘speciaalvoorjou’,) met 0.00 als promoprijs. Het betreffende product staat dan altijd tegen een normale prijs in je ticketshop, maar wordt gratis als je die promocode invoert. Zo’n code kun je natuurlijk ook opsturen naar je VIP - in het algemeen vinden mensen het leuk middels speciale codes korting te krijgen :-) .

SEPA staat voor Single Euro Payments Area, en is een manier van betalen waarbij je het IBAN nummer en de naam opgeeft van degene die je wilt betalen, en het bedrag wat je wilt overmaken. Komt bekend voor? Zou wel moeten, want zo vinden heel veel betalingen binnen Europa plaats (om maar niet te zeggen: bijna alle betalingen). De benodigde informatie voor een SEPA betaling kun je zelf in je bank-app intypen, maar kun je ook vastleggen in een QR code die de bank-apps van veel (niet alle) Nederlandse banken kunnen lezen. De meeste banken garanderen dat SEPA betalingen binnen 1-3 werkdagen doorgevoerd worden. SEPA betalingen zijn gratis, en ze zijn net zo betrouwbaar als het zelf intypen van IBAN/naam/bedrag van de betaling die je wilt verrichten.

iDEAL is een betalingssysteem waarbij je over het algemeen gebruikt maakt van een tussenpersoon (een zgn PaymentServiceProvider, ofwel PSP) zoals Mollie, Pay, Buckaroo, etc. Het grote voordeel van iDEAL (itt SEPA) is dat betalingen heel snel gaan, en dat leveranciers een bericht krijgen van de PSP zodra de betaling ‘binnen is’.  iDEAL betalingen kosten geld, en de tussenpersoon staat garant dat de betaling correct wordt uitgevoerd.

Een SEPA QR code en een iDEAL QR code zien er voor de klant hetzelfde uit: heel veel blokjes in een vierkant. Bij KoorTickets hebben we er bewust voor gekozen om, waar mogelijk, gebruik te maken van SEPA QR codes, en alleen iDEAL QR codes te gebruiken als de bank-app van de klant een SEPA QR code niet herkent. Op die manier kunnen we de kosten laag houden, véél lager dan onze concurrenten. Het nadeel is dat het bij SEPA transacties mogelijk is dat klanten vergeten te betalen of zelfs met opzet niet betalen. In dat soort gevallen krijgt de klant na 3 werkdagen automatisch bericht dat de betaling nog niet is doorgekomen, en dat het gekochte ticket ge-deactiveerd is totdat de betaling binnen is. Omdat we natuurlijk niet willen dat de betaling van een besteld ticket bij aanvang van het evenement nog net niet binnen is stapt KoorTickets 3 werkdagen voor aanvang van het evenement automatisch over op iDEAL zodat jij als organisator er zeker van kunt zijn dat alle betalingen (van actieve tickets) binnen zijn op het moment dat je evenement begint.  

Ja, dat kan - maar dan worden onze tarieven wel 60c per transactie ipv 50c, omdat we meer kosten moeten maken.  Hoe dat zit? 

SEPA staat voor Single Euro Payments Area, en het gebruik van een SEPA QR code is feitelijk weinig anders dan het handmatig intypen van een IBAN nummer, een naam en het te betalen bedrag. SEPA betalingen zijn gratis, maar het kost de banken (potentieel) wel een aantal werkdagen om ze te verwerken. Als iemand met SEPA betaalt stuurt KoorTickets het verkochte ticket direct op, zonder te (kunnen) controleren of de klant daadwerkelijk op dat moment betaald heeft. Als de betaling na 3 werkdagen nog niet binnen is wordt het ticket automatisch gedeactiveerd, de voorraad weer ‘vrijgegeven’ en de klant op de hoogte gesteld. SEPA betalingen zijn gratis, en zo kunnen we bij KoorTickets de tarieven zo laag houden.

iDEAL is een manier van betalen waarbij de betaling wordt gegarandeerd door het iDEAL systeem. Met iDEAL kun je er als organisator zeker van zijn dat elk uitgestuurd ticket ook daadwerkelijk betaald is. Dat is natuurlijk een voordeel, maar iDEAL transacties kosten geld en leveren voor KoorTickets dus extra kosten op.

Samenvattend: om onze tarieven zo laag te kunnen houden moet KoorTickets, waar mogelijk, gebruik maken van SEPA. Als je dat persé niet wilt:  op de algemeen pagina kun je zelf je evenement op ‘alleen iDEAL’ zetten - daarna staat de SEPA transactie mogelijkheid voor dat evenement uit. Dat betekent dus wel dat we vanaf dat moment per transactie 60c in rekening moeten brengen (nog steeds goedkoper dan alle anderen), zodat jij als organisator minder geld kunt besparen t.o.v. wat je bij onze concurrenten betaalt.

Ja, het is mogelijk om de bezoekers van je evenement een uitgebreider menu aan betalingsmogelijkheden te bieden, inclusief creditcards, PayPal, Bancontact, etc. Dit betekent helaas wel dat de kosten per transactie vaak hoger zullen uitvallen dan 50c. Creditcards brengen bijvoorbeeld een percentage van de verkoopprijs in rekening. Voor KoorTickets zit er dan niks anders op dan die kosten door te berekenen.

Onze focus ligt in eerste instantie op de Nederlandse cultuursector. We kunnen tarieven voor deze markt laag houden omdat we optimaal gebruik maken van Nederlandse iDEAL en SEPA betalingen (en natuurlijk van de hulp van de vrijwilligers die aan ons platform werken). Maar voor meer internationaal georiënteerde evenementen is het dus mogelijk om op de  algemeen pagina van je evenement aan te geven dat je bezoekers alternatieve betaalmethodes krijgen aangeboden - waarbij je transactiekosten dan variabel kunnen worden.

We hebben er bij Koortickets inderdaad voor gekozen om alle in één transactie gekochte producten op te slaan in dezelfde QR code. Dat heeft veel voordelen:

• Heb je meerdere kaartjes gekocht die je wilt verdelen onder je vrienden? Geen probleem: stuur ze allemaal dezelfde QR code die ze bij de ingang allemaal 1x kunnen laten scannen. Komen ze met z’n tweeën? Dan laten ze de QR code twee keer scannen en krijgen ze twee keer toegang. 
• Heb je 4 producten gekocht, bijv. 2 kaartjes en 2 boekjes ? Nu hoef je niet meer in je mail te scrollen op zoek naar de QR code van het volgende product: bij de ingang wordt de QR code 2x gescand en bij elke scan krijg je 1x toegang en 1 boekje. Daarna is de code “leeg”.

Handig toch?

Maar goed, als je toch liever hebt dat je klanten per gekocht product 1 QR code krijgen: dat kan ook! Op de algemeen pagina van je evenement kun je dat zelf instellen en er zijn geen extra kosten aan verbonden.

Een dag na (de start van) je evenement krijg je automatisch een afrekeningsnota in je e-mail met daarin details zoals het aantal transacties, het binnengehaalde bedrag, en de kosten die KoorTickets rekende. Als je je bank gegevens al had ingevuld wordt het bedrag (opbrengst - kosten) binnen 10 dagen op je rekening overgemaakt. Voor alle duidelijkheid: de prijzen die je voor je producten opgeeft zijn de prijzen die aan de bezoekers gerekend worden. Dat wil zeggen: de kosten die KoorTickets rekent worden niet opgeteld bij deze prijzen maar worden bij de afrekening afgetrokken van de totale opbrengst van je evenement.

Jazeker! En omdat het om gratis kaartjes gaat is die service ook helemaal gratis. Om dat voor elkaar te krijgen kun je het volgende doen: 

• Zoals hierboven uitgelegd (“Hoe werkt dat, e-ticketing bij KoorTickets?”) kun je voor elk product een promocode maken. Als iemand zo’n promocode in de ticketshop invoert verandert de prijs van dat product naar de promoprijs - en die kun je 0 maken.
• Je kunt nu twee dingen doen:  
• Je geeft bij een kaartje (dwz, bij het product ‘kaartje’) een promoprijs 0 en één ‘algemene’ promocode - bijvoorbeeld ‘CodeVoorAlleVrienden’. Die stuur je vervolgens naar iedereen die zo’n ‘Vriendenstatus’ heeft. Als die promocode wordt ingevoerd kunnen zij dan een gratis kaartje bestellen.
• Je geeft bij een kaartje een promoprijs 0 op. Vervolgens stuur je iedere ‘Vriend’ een persoonlijke promocode en je vertelt ze dat ze die 1 keer per concert kunnen gebruiken. Op de product pagina van je ‘kaartje’ voer je die promocodes in en plakt er ‘(1)’ achteraan om aan te geven dat ze voor dat evenement maar 1 keer gebruikt kunnen worden - dus bijvoorbeeld ‘VriendA(1)’, ‘VriendB(1)’, etc. Als iemand recht heeft op twee gratis kaartjes geef je aan dat de code 2x gebruikt kan worden door het cijfer 2 eraan vast te maken: ‘VriendC(2)’. 

Bij de eerste mogelijkheid is je invoer vrij gemakkelijk (je hoeft slechts één promocode in te voeren), maar is het wel mogelijk dat je ‘Vrienden’ meer dan 1 gratis kaartje bestellen.

Bij de tweede mogelijkheid is je invoer wat ingewikkelder (je moet voor iedere vriend een aparte code invoeren en die afsluiten met ‘(1)’ om aan te geven dat deze per evenement maar 1 keer te gebruiken is), maar dan weet je wel zeker dat elke ‘Vriend’ maar 1 gratis kaartje kan krijgen.